早些年以紙質書面的方式為主，隨著網絡信息化的發展，現在的空運訂艙人員大多采用網上訂艙的方式，空運訂艙需要提供被空運貨物的詳細信息，包括體積，毛重，貨物數量以及外包裝的類型（主要包括：紙箱、鐵箱、卡板和木箱）。除了上述信息外，還要寫清貨物名稱（包括中文和英文），如果空運的是大件貨物，必須注明長寬高（單位：厘米），然后確定航空公司的班旗和艙位，如果貨主有特殊要求，需要空運訂艙人員和航空公司協商，終由航空公司確定是否可以滿足貨主的特殊要求。
特快專遞與航空快運的區別:特快專遞的時效性高于航空快運，運價大于航空快運，貨量小于航空快運。特快專遞的運輸方式是立體式的，可以是航空、鐵路、公路、水路運輸，貨物流通派送區域廣泛，通過二級、三級站中轉、分撥。貨物派送可以抵達鄉村。雖然快件運作成本低，貨物也能及時派送完畢，但是由于貨物流通中間環節增多，安全系數低于航空快運。航空快運的運輸方式只能是：航空。貨物流通派送以二點之間的城市區域為主。需二級、三級中轉、分撥的派送區域，一般以汽車運輸直達派送為主，不進行中轉。二程運輸成本相對較高。適合大宗貨物、易碎品等運作。
航空物流運輸的經營方式：航空快遞業務：由專門經營航空快遞業務的公司與航空公司合作，向貨主提供快速投遞服務。具體做法為：公司派專人從發貨處提取貨物后，以快的方式將貨物送往機場，裝上近的航班，隨即電告國外代理航班號，貨名，收貨人，以各接貨。航班抵達目的港后，由專人接機提貨，辦妥進關手續后直接送達收貨人。
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